Gmailの自動返信機能とは?2タイプの設定方法を詳しく解説

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長期休暇や休みの日などに届くメール。その対応に困ったことがある、という方も少なくないのではないでしょうか?

そんな時におすすめなのがGmailの自動返信機能です。Gmailの自動返信機能とは、文字通り、届いたメールに対して自動的に返信するというもの。

その設定方法を詳しく説明します。

Gmailの自動返信機能とは

Gmailの返信機能とは、先述した通り、自動的に返信メールを送信する機能のこと。

あらかじめ定めておいた文章をメールを送信してきた相手に送信することができるため、自動返信機能を用いることで、年末年始やお盆などの長期休暇や不在時など、業務時間外にメール返信をしなければならないストレスから解放してくれるでしょう。

Gmailで自動返信する方法は大きく分けて2種類

Gmailでは返信定型文とフィルタの設定、または不在通知機能の活用で自動返信をすることができます。すべての必要な行程はGmailで完了。

その設定方法について、詳しく解説していきます。

Gmailの自動返信の設定方法 

Gmailには、前述したとおり、返信定型文とフィルタの設定を通じて、または不在通知機能の活用で自動返信ができます。ここからは、それぞれの設定方法について紹介していきます。

いずれの方法でも、設定完了後は念の為、Gmailで自動返信の確認テストをしましょう。

返信定型文とフィルタの設定

返信定型文とフィルタを設定することによって自動返信をすることができます。返信定型文の設定方法は下記のとおり。

以上の手順で返信定型文のテンプレートが保存できます。同じステップを踏むことで、50通りまでの返信定型文のテンプレートを作成して使い分けることができます。

返信定型文を設定したら、続いて、Gmailで返信定型文を自動返信するためのフィルタを作成します。自動返信のフィルタの設定方法は以下のとおりです。

以上の手続きで、無事にGmailで指定した内容を自動返信できるようになります。

返信定型文・テンプレートごとにフィルタの作成が必要です。

不在通知機能の活用

Gmailの不在通知機能の設定方法は、パソコンとスマホやタブレットで異なります。それぞれの設定方法をみていきましょう。

パソコンから

パソコンから不在通知の設定をする方法は以下のとおりです。

以上の手順により、Gmailは指定期間の間、自動返信メールを送信します。

スマホやタブレットのアプリから

スマホやタブレットのアプリから不在通知機能を活用する方法は以下のとおりです。

「連絡先にのみ送信」をオンにすると、設定中のGmailアカウントの連絡先に登録されているメールアドレスに対してのみ、自動返信を送信します。入力内容の確認後、画面上部にある「完了」をタップして不在通知機能を有効にしましょう。

以上の手順を経ることで、スマホやタブレットなどのアプリでもGmailの自動返信を設定することができます。

まとめ 

Gmailの自動返信機能について解説しました。Gmailの自動返信は、返信定型文とフィルタの作成を利用するタイプと不在通知機能を活用するタイプとがあります。

いずれの方法も丁寧に説明いたしましたので、円滑に手続きを完了いただけるかと思います。大変便利な機能なので、ぜひGmailの自動返信機能をご活用ください。

参考記事一覧

3 Gmailで自動返信する2つの方法を紹介!【テンプレート/自動応答】

返信定型文とフィルタを使った自動応答 – Gmailの使い方

【Gmail】自動返信メールを送信できる『不在通知』機能の使い方 – いろんな用途に使えそう ≫ 使い方・方法まとめサイト

よくある内容のメールに自動返信する – Google Workspace ラーニング センター

不在時の自動返信 – パソコン – Gmail ヘルプ

Gmail で自動返信する方法【Gmail】Google認定トレーナーによるGoogle講座

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