メールの作成や送信は、忙しい営業マンにとって負担の大きい作業ではないでしょうか？
特に長期休暇や休みの日などに届くメール対応は、かなりの時間とエネルギーを要するものです。
そんな時に、オススメなのが「Gmailの自動返信機能」です。
Gmailの自動返信機能とは、文字通り、届いたメールに対して自動的に返信する機能です。
この記事では、Gmailで自動返信するための設定方法を2種類、わかりやすく解説していきます。
返信定型文とフィルタで設定したい、不在通知機能を活用したいという方は、この記事で全ての悩みを解決できるでしょう。
Gmailの自動返信機能とは
Gmailの自動返信機能とは、先述した通り、相手に自動的に返信メールを送信する機能のことです。
あらかじめ設定しておいた内容の文章を、メールを送信してきた相手に自動送信することができます。
自動返信機能を用いることで、年末年始やお盆などの長期休暇や不在時など、業務時間外にメール返信をしなければならない場合でも、効率的なメール対応が可能になるでしょう。
Gmailで自動返信する2種類の方法
- 返信定型文とフィルタの設定
- 不在通知機能の活用
Gmailでは返信定型文とフィルタの設定、または不在通知機能の活用で自動返信をすることができます。
すべての必要な行程は、Gmailで完了します。その設定方法について、次項から詳しく解説していきます。
Gmailの自動返信の設定手順
Gmailには、前述したとおり、「返信定型文とフィルタの設定」と「不在通知機能の活用」の2つの方法で自動返信ができます。ここからは、2種類の設定方法について紹介していきます。
いずれの方法でも、設定完了後は念の為、Gmailで自動返信の確認テストをしましょう。
① 返信定型文とフィルタの設定
返信定型文とフィルタを設定することによって、Gmailで送られてきたメールに自動返信をすることが可能になります。
返信定型文の設定方法
以下のステップを踏むことで、最大50通りの返信定型文のテンプレートを作成して使い分けることができます。
- 手順①PCブラウザ版でGmailにアクセス
- 手順②Gmailのホーム画面の右上にある歯車のアイコンをクリック
歯車アイコンをクリックすると、いくつかの選択肢が表示されるので、「設定」を選ぶ。
- 手順③設定画面でテンプレート機能を有効化
設定画面の「詳細設定」タブをクリックし、表示された項目の「テンプレート」を「有効にする」に設定する。
下にスクロールして「変更を保存」を押すことで、テンプレート機能が有効になる。 - 手順④有効化したらメールの新規作成
返信定型文にしたい文章を「件名」と「本文」の箇所にそれぞれ入力し、新規作成ウィンドウの右下のメニューアイコンをクリックする。
- 手順⑤メニューアイコンの選択肢から「テンプレート」を選択
サブメニューが表示されるので、「下書きをテンプレートとして保存」➞「新しいテンプレートとして保存」の順でクリックする。
- 手順⑥「新しいテンプレート名の入力」に任意の件名を入力
件名は後からでも変更可能です。入力が完了したあと「保存」をクリックすると、返信定型文が保存される。
以上の手順で、返信定型文のテンプレートが保存できます。
テンプレートを使いたいときは、新規作成ウィンドウの右下のメニューアイコンをクリックし、「テンプレート」から使用したいテンプレートを選べば、自動で件名と本文に反映されます。
返信定型文を設定したら、続いて、Gmailで自動返信するためのフィルタを作成します。
自動返信のフィルタの設定方法
- 手順①設定で新しいフィルタを作成する
「設定」を開き、画面上部タブの「フィルタとブロック中のアドレス」を開き、「新しいフィルタを作成」をクリックする。
- 手順②新規フィルタ作成画面で返信条件を指定
「To」の箇所には「(アカウント名)+document@gmail.com」と入力する
- 手順③「フィルタを作成」をクリックし、テンプレートを選択
返信条件を指定したら、「フィルタを作成」をクリックする。
使用できるフィルタ一覧が表示されるので、「テンプレートの送信 or 返信定型文を送信」にチェックを入れ、使いたいテンプレートを選択する。
最後に「フィルタを作成」を押せば、設定完了。
以上の手順で、無事にGmailで指定した内容を自動返信できるようになります。
このように、返信定型文・テンプレートごとにフィルタの作成が必要です。
② 不在通知機能の活用
Gmailの不在通知機能の設定方法は、PCとスマホ・タブレットで異なるので、それぞれの設定方法を解説していきます。
PCの場合
PCから不在通知の設定をする方法は以下のとおりです。
【PCの場合】
- 手順①設定を開いて「全般」を選択
PC版Gmailで「設定」を開いて、表示された選択肢から「全般」を選択する。
- 手順②「不在通知」をオンにし、条件や内容を入力
画面下部にある「不在通知」をオンにして、Gmailで不在通知を適用する期間や自動返信する件名や本文を入力する。
「連絡先リストのメンバーにのみ返信する」にチェックを入れると、現在のGmailに登録してあるメールアドレスにのみ自動返信されます。 - 手順③「変更を保存」をクリックし、不在通知を有効化
以上の手順により、Gmailは指定期間の間、自動返信メールを送信します。
スマホ・タブレット(アプリ)の場合
スマホやタブレットのアプリから、不在通知機能を活用する方法は以下のとおりです。
【スマホ・タブレット(アプリ)の場合】
- 手順①Gmailアプリのメニューから「設定」を選択
Gmailアプリを起動したら、画面左上の「メニュー」をクリックし、下にスクロールすると表示される「設定」を選択する。
- 手順②設定に利用するGmailアドレスを選択
表示された設定画面で、設定に利用したいメールアドレスを選ぶ。
Gmailのアドレスを１つしか所有していなければ、この手順は省くことができます。 - 手順③「不在通知」をオンし、期間や内容を入力
設定の一覧にある「不在通知」をオンにして、不在通知の適用期間や自動返信する件名・本文を入力する。
「連絡先のみに送信」にチェックを入れると、現在のGmailに登録してあるメールアドレスにのみ自動返信されます。 - 手順④「完了」をクリックし、不在通知を有効化
以上の手順を経ることで、いずれの端末のアプリでもGmailの自動返信を設定することができます。
前述した通り、この機能を活用することで、長期的な視点で見ると大きな営業時間の削減に繋がるでしょう。しかし、あくまで営業マンの日々の細かな業務を効率化するものであり、直接的な売上への貢献は期待できません。
営業マンのメールのやり取りは、商談前後の信頼関係づくりに過ぎません。
営業リソースが不足しがちな中小企業が、営業活動をより一層改善していくには、効率化と並行して営業のアウトソーシングといった外部委託の手段も、検討する必要があるでしょう。
まとめ
Gmailの自動返信機能について解説しました。
Gmailの自動返信は、返信定型文とフィルタの作成を利用するタイプと不在通知機能を活用するタイプとがあります。
いずれの方法も丁寧に説明いたしましたので、円滑に手続きを完了いただけるかと思います。
大変便利な機能なので、ぜひGmailの自動返信機能を活用し、営業効率化を実現しましょう。
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