リモートワークによって紙の書類をどう共有しようか迷っている方はいませんか？
例えば、
「FAXが届いたけど社内への共有方法が分からない」
「契約書などの重要書類があるけどどうやって届けよう」
特に、またデジタル化が進んでいない業界だと書面の共有は大きな負担になっていると思います。
本記事では、そんな紙書類のストレスから解放されるアプリScanner Pro（スキャナープロ）をまだデジタル化があまり進んでいない企業のご担当者様向けにできるだけわかりやすくご紹介します。
無料で使える便利なアプリなのでこの機会にダウンロードしてみてはいかがでしょうか？
ペーパーレスとは
初めに、ペーパーレスとは何なのかをご紹介します。すでにご存知の方も多いかと思いますがペーパーレスとは、紙の書類を電子化することを指します。
例えば、契約書や伝票、販売促進のチラシなども該当します。新型コロナウイルスによるリモートワークの普及で手渡しで書類を渡すことが難しくなったため、近年ペーパーレスに注目が集まっています。
ペーパーレス化するメリット
まず初めに、ペーパーレス化をすることによって得られる代表的なメリットをご紹介します。
業務効率化
1つ目は、業務効率化に活かせることです。A社の契約資料を探すという例をもとに比較します。ペーパーレス前だと、クライアントファイルなどでファイリングした冊子から、A社を探す必要があります。一方、ペーパーレス化が進んだ場合格納フォルダで検索を行うことで、1分もあれば見つけることができるため業務効率化に繋がります。
紛失リスクが減る
2つ目は、紛失リスクを減少できることです。紙の書類だと、他の書類と紛れて処分してしまうことや、フォルダ内で似たような書類と重なってしまっていて見つけられなかったということも考えられます。このような問題は、書類を電子化させることでフォルダを削除し、ゴミ箱も削除しない限り回避できることから書類紛失リスクも減らせます。
コスト削減
3つ目はコスト削減に活かせることです。紙の書類で費用がかかるポイントといえば、「印刷コスト」「まとめるフォルダのコスト」などが挙げられると思います。また、これらの業務には人手も必要なため人件費も多少負担になっていると思います。ペーパーレス化することで、印刷コストやまとめるフォルダのコストも減りますし、共有スピードも上がるため人件費という面でもコスト削減につながります。
しかし、業界によっては、ペーパーレスを進めにくい…というケースもあるかと思います。そのような業界に向けて本記事では紙書類を簡単にデータ化し、ペーパーレスに貢献できるアプリScanner Pro（スキャナープロ）をご紹介します。
Scanner Pro（スキャナープロ）とは
紙の書類をデータ化できるアプリが本記事でご紹介するScanner Pro（スキャナープロ）です。
「どういうこと？」
と思われる方もいらっしゃるかもしれませんので、一言で機能をご説明をすると
このアプリで写真をとると、写真を自動でpdfなどのデータファイルとして変換する
ことができるアプリなのです。
そのため、このアプリを利用することで
■解決する悩み
・資料をSlack（スラック）などで社内に共有したい
・リモートワークのためFAXなどが届いてもコピー機まで行く必要があって手間
・契約書をなるべく早く上司に送らないといけない
これらの悩みをこのアプリが解決してくれます！
他にも
■他の便利な機能
・スキャンしたデータにパスワードをかけられる
・スキャンしたデータを編集できる
などの機能も備わっています。
Scanner Proは誰にオススメなのか
紙をデータ化するにあたり、欲しい機能をたくさん備えているScanner Pro。
このアプリは
■オススメの役職
・経営陣
・人事担当
・営業担当
など、書類を多く扱う役職の方にとって非常に便利なアプリになると思います。
また
■オススメの業種
・建築業
・飲食業
などまた電子化が進んでいない業界が利害関係者にいる企業
などにもオススメです。
ぜひ1度今紙の書類でのやりとりでストレスを感じていることがないかを考えていただき、データ化することでそのストレスから解放されるのであればぜひ利用してみてほしいアプリです！
Scanner Proの使い方
では、Scanner Proの利用方法をご紹介します！
アプリ1つで始められるのできっとすぐに利用できますよ！
アプリのダウンロード
こちらからアプリをダウンロードしてみてください。
なお本アプリはiosstore限定となっているようです。
アプリを開く
アプリを開くと簡単な機能説明ページが表示されます。
なお、下記ページもその中の1つですが、無料でも充分に利用できるアプリですので、ここでは一旦右上の✖️ボタンを押し、利用してみて必要な機能がある場合は有料プランで利用してみるのがオススメです。
■ここでは✖️を押しましょう
書類のスキャンを始める
初めの機能説明を進んでいくと、このアプリのホーム画面が表示されます。
早速、＋ボタンを押して書類のスキャンを始めましょう。
＋ボタンを押すと画面が切り替わるので、真ん中の四角に資料を合わせてみてください。
この時
・トリミング（余計な部分を取り除く）
・画面の向き変更
などもできます！
資料を整えたら右下の✔︎ボタンをクリックしましょう。
スキャンしたデータを確認する
データのスキャンが完了すると、このようにデータ化されます。
もちろん、手書きのものでもデータ化できますし、パソコンで入力した資料でもデータ化ができます。
また、この画面でスキャンしたデータの編集もできます。
画面右下の編集ボタンを押すことで
・全体色の変更
・向きの変更
などが可能です。
他にも、画面中央下の共有ボタンを押すとFAXの送信など様々な共有方法でスキャンしたデータを共有できます。
■豊富な共有方法
写真に保存してLINEで共有なんかもできますし、印刷などもできます。
また、画面右上の「・・・」ボタンをクリックすると書類の名称変更や、パスワードをかけることも可能になります。
■名称変更やパスワードもボタン1つで可能
パスワードを設定することで、特定の人しかみることができなくなったりとセキュリティにも配慮されておりビジネスシーンでは非常に利用しやすいと思います。
スキャンしたデータを保管する
また、スキャンしたデータは自動で保管してくれます。
ホーム画面に戻ることで分かりやすく保存してくれたり、フォルダを作成して書類をまとめて整理することも。
誰でも気軽に利用しやすいデザインで初心者でも分かりやすく利用できるアプリだと思いました。
まとめ
いかがだったでしょうか？
手軽に利用できるアプリなので、書類のデータ化もスムーズになること間違いなしですね！
ぜひ社内の方々にもご紹介してみてはいかがでしょうか？
＜参考＞
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