「電話営業を効率化したいがどうすればよいかわからない」
「クラウド電話ツールを使いたいが、どれを使えばよいかわからない」
このように悩んでいる担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
電話営業を効率化する際には、外部サービスとの連携が容易でスマートフォンを内線としても使えるクラウド電話ツールがおすすめです。
ただし導入する際は初期費用と月額費用はもちろん、どのような機能があるのか把握しておく必要があります。
今回の記事ではクラウド電話ツールの詳細、メリット・デメリット、比較ポイント、おすすめツールについて解説します。
これから電話ツールと他のツールを連携して業務効率化を促進したいという場合は、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。
クラウド電話ツールとは？
クラウド電話ツールは、インターネット回線を使用して電話機能を使うシステムのことを指します。
インターネット回線さえあれば通信できるので、電話機が不要な点が強みです。
電話を導入するため、回線を開設する必要もないのでコストを抑えられます。
また、PBX装置を用意せずとも使えるため、手間を抑えられるのもうれしいポイントです。
クラウド電話ツールはインターネット上にPBX装置があるため、クラウドPBXと呼ばれる場合があります。
納品までの時間を大幅に短縮できるので、企業からの需要も高まってきているのが現状です。
クラウド電話ツールのメリット｜出来ることとは？
クラウド電話ツールのメリットとして挙げられるのが、以下の5つです。
メリットを把握して、クラウド電話ツールへの理解度を高めましょう。
コストを削減できる
PBXを社内で使う場合、オフィスやデスクに電話機が必要な上にPBX装置の設置が必要です。
社員数が多い企業では電話機や装置の増設が必要だったので、多大なコストがかかる場合もありました。
クラウド電話ツールであれば、スタッフのスマホが内線電話として使えるため、新規に電話機やPBX装置を購入する必要がありません。
また、クラウド電話ツールは月額料金のみである場合も多いため、初期費用だけではなくランニングコストを抑えられるのも強みです。
スマートフォンを内線として使用できる
クラウド電話ツールでは、スタッフのスマートフォンを内線電話として利用することが可能です。
社内にいなくても業務のやり取りができるので、出先の場合も使えます。
また、スタッフのスマホを内線化できるため、業務用携帯の購入や通話料の請求処理も必要がないのがメリットです。
コストが削減できるのはもちろん、経理担当者の負担を減らせるでしょう。
会社の電話番号を変えずに発着信ができる
クラウド電話ツールを導入している場合は、スマートフォンから会社の電話番号で外線へ発信できます。
スマートフォンから外部に電話すると割高な通話料がかかりますが、クラウド電話ツールを導入している場合は固定電話からの発信扱いになります。
顧客側も会社の電話番号から電話を受けるため、着信した際に都度確認する必要がなく、相手に親切な印象を与えることが可能です。
外部サービスとの連携ができる
クラウド電話ツールによっては、SFA、CRM、MAと連携ができます。
顧客の購買履歴、過去のやり取りを参照できるため、より通話しやすくなるのがメリットです。
また、自分の通話履歴に関しても他部署と情報共有されるため、より連携性を高められるでしょう。
企業の成長に合わせて台数を調整できる
クラウド電話ツールは設定を変更するだけで、台数を調整することが可能です。
PBXの交換や増設工事の手間がかからないため、余計な時間を割く必要がありません。
今後成長が見込まれるスタートアップ企業などにとって、特にうれしいメリットといえるでしょう。
クラウド電話ツールのデメリット｜懸念点は？
クラウド電話ツールのデメリットとして、以下の3つが挙げられます。
メリットだけではなく、デメリットも確認しておきましょう。
発信できない番号がある
クラウド電話ツールでは、多くのベンダーがIP電話専用回線を利用しているため、一般的な電話で発信できる電話番号に発信できない場合があります。
ただし、緊急通報用番号への発信ができないだけで、そこまで懸念すべき点でもないのも事実です。
緊急通報機能まで使いたいという場合は、契約予定のベンダーに使えるかどうか確認を取ってみると良いでしょう。
通信安定性がインターネット回線に依存してしまう
クラウド電話ツールではインターネット回線を使用しているため、回線の性能に依存してしまうという弱点があります。
インターネット回線の性能が低い場合、声が聞き取りづらくなる場合もあるでしょう。
クラウド電話ツールを導入している場合は、契約しているインターネット回線の性能も確かめておく必要があります。
ランニングコストがかかる
クラウド電話ツールを利用する際、継続して月額料金が発生する場合がほとんどです。
ただし、通常の固定電話を導入するよりも安い場合が多いため、そこまでデメリットに感じるという企業は少ないでしょう。
このようにクラウド電話ツールは、デメリットよりもメリットの方が多い傾向にあります。
クラウド電話ツール導入時の比較ポイント
クラウド電話ツールを導入する際は、以下のポイントで比較しましょう。
それぞれのポイントについて、詳しく解説します。
初期費用と月額費用
クラウド電話ツールの初期費用は1〜5万円程度、月額費用は1回線1,500〜2,000円程度あたりが相場となっています。
上記の相場を目安にして、複数のベンダーを比較検討してみると良いでしょう。
もし、相場から大きくかけ離れている場合は、サービス内容と釣り合っているかどうか見極めることが大切です。
どのような機能があるか
クラウド電話ツールはベンダーごとによって、搭載している機能が異なります。
例えば、以下の機能が搭載されているかチェックしておきましょう。
- ネットFAX対応可否
- IVR機能の有無
- 留守番電話の録音機能
- 市外局番の取得可否
自社に必要な機能があるクラウド電話ツールを選ぶと、導入後に高い満足度を実感できます。
外部サービスとの連携ができるか
SFA、MAツールなどと連携できると、他部署との連携が容易になります。
そのため、どのような機能があるかだけではなく、外部サービスとの連携の可否も確認しておく必要があります。
業務効率化を推し進めたいという場合は、自社でどのような外部サービスを使っているのか調べたうえで導入を検討しましょう。
おすすめクラウド電話ツール6選
おすすめのクラウド電話ツールとして、以下の6つをピックアップしました。
- MOT/TEL
- BIZTEL
- 03plus
- トビラフォンCloud
- ひかりクラウドPBX
- Good Line
それぞれのツールの違いについて確認し、検討材料として活用しましょう。
MOT/TEL
引用：MOT/TEL
【初期費用（税抜）】
29,800円～
【月額費用（税抜）】
3,980円 / 20内線分 ～
【機能】
スマホ内製化
チャット
名刺管理
各種PBX機能
【URL】
MOT/TELは株式会社バルテックが提供しているクラウド電話ツールで、安定した通話・地域専門サポートを実現しています。
安定性はもちろん、スタンダード（20台まで）・ミドル（50台まで）・プレミアム（100台まで）という風に規模に応じたわかりやすい料金体系になっているのもポイントです。
企業規模に関わらず、導入しやすいクラウド電話ツールといえるでしょう。
BIZTEL
引用：BIZTEL
【初期費用（税抜）】
50,000円～
【月額費用（税抜）】
21,000円～
【機能】
CRM連携
着信ポップアップ
着信ルーティング
発信フィルタリング
【URL】
BIZTELは、多彩なオプションを用意しているクラウド電話サービスです。
CRM連携、着信ポップアップ、通知番号選択など1か月ごとに使えるオプションを選べます。
さまざまなオプションが用意されているので、自社に必要なものを選んで活用しましょう。
03plus
引用：03plus
【初期費用（税抜）】
0円～
【月額費用（税抜）】
980円～
【機能】
複数の電話番号の管理
パーク保留
WEB電話帳
10分かけ放題
【URL】
03plusは、格安でクラウド電話ツールを利用できるサービスです。
0円スタートプランも用意されているため、まずはコストをかけずにサービス内容を確かめてみたいという企業にも向いています。
クラウドFAX、10分かけ放題、追加番号などさまざまなオプション機能があるので、本格的に導入する際は活用してみましょう。
トビラフォンCloud
引用：トビラフォンCloud
【初期費用（税抜）】
33,000円～
【月額費用（税抜）】
3,300円～
【機能】
電話番号の使い分け
迷惑電話のフィルタリング
発信元の電話番号を特定
紛失時の電話ロックアウト
【URL】
トビラフォンCloudは、基本的なクラウド電話ツールの機能を網羅しているだけではなくセキュリティ性にも優れているサービスです。
迷惑電話フィルタ機能、拒否番号の管理などもできるので、普段使っていてストレスを感じることはありません。
セキュリティや迷惑電話対策もしたいという企業に、おすすめなクラウド電話ツールといえるでしょう。
ひかりクラウドPBX
引用：ひかりクラウドPBX
【初期費用（税抜）】
10,000円～
【月額費用（税抜）】
1,100円～
【機能】
グループ着信機能
転送機能
留守番電話機能
発信規制
【URL】
ひかりクラウドPBXは、オプションが充実しているだけではなく既存設備との併用も可能なクラウド電話ツールです。
いきなりクラウド化することに抵抗があるという企業でも、問題なくシステムを導入できるでしょう。
マルチライン機能に対応しているため、コールセンターの業務効率化も実現できます。
Good Line
引用：Good Line
【初期費用（税抜）】
5,000円～
【月額費用（税抜）】
1,000円～
【機能】
ユーザー権限作成
ログイン規制管理
発着信拒否
グループ着信
キューイング（待ち呼）
【URL】
Good Lineは、現代に必要な機能を詰め込んだクラウド電話ツールです。
テレワーク中の社員の稼働状況を見える化したり、稼働状況をチャットで通知したりとより業務効率化につながるサービスが多く搭載されています。
また、通話履歴や通話内容をリアルタイムに共有できることから、よりスムーズなコミュニケーションが実現するでしょう。
外部サービスとの連携で営業の質を上げる
クラウド電話ツールはMA、SFA以外にもCTIやコールトラッキングツールと連携できると便利です。
CTIとは、電話やFAXなどをパソコンと連携させるシステムを指します。
着信時にPC画面上に着信先の顧客情報が表示されたり、過去の取引データを確認できたりするのが強みです。
マネージャーや先輩社員がリアルタイムで新人の通話内容を確認できるので、教育する際にも役立ちます。
また、コールトラッキングツールは電話での問い合わせから、顧客情報を測定・分析するシステムです。
顧客からの問い合わせをデータ化できるので、自社で行う施策の改善に役立ちます。
クラウド電話ツールを選ぶ際は、CTIやコールトラッキングツールと連携できるかどうかも確認しましょう。
CTIとクラウド電話ツールを連携するメリット
CTIとクラウド電話ツールを連携するメリットとして、以下の2つが挙げられます。
- 業務の効率化
- CRM（顧客管理システム）との連携でさらに質が上がる
それぞれのメリットについて、詳しく確認していきましょう。
業務の効率化
クラウド電話ツールとCTIと連携することで、顧客情報のスムーズな確認が可能です。
PC上にポップアップで顧客情報を確認できるので、電話対応の質も高められます。
また、自動振り分け機能が搭載されている場合は、オペレーターの稼働が平等になるように割り振ってくれるのが強みです。
CRM（顧客管理システム）との連携でさらに質が上がる
CRIとCRMを連携すると、電話時の会話ログが自動で生成されて保存されます。
社員間でも電話内容を確認しやすくなるので、顧客とのトラブル防止につなげることが可能です。
また、システムによってはワンクリックで荷電できるので、顧客とのスムーズなコミュニケーションが実現します。
おすすめコールトラッキングツール3選
おすすめのコールトラッキングツールとして、以下の3つを厳選しました。
- AdSiP
- Call Data Bank
- CallTracker
それぞれのツールの特徴について、見ていきましょう。
AdSiP
引用：AdSiP
【初期費用（税抜）】
2,000円（0120ライトプランの場合）
【月額費用（税抜）】
3,000円（0120ライトプランの場合）
【URL】
月3,000円でGoogle広告やYahoo!広告、電話課金型広告と連携できることから、広告を運用している企業におすすめです。
キーワード計測も可能なので、各種マーケティング施策を推し進める際のヒントになるでしょう。
Call Data Bank
【初期費用（税抜）】
なし
【月額費用（税抜）】
10,000円（1,500セッション、050番号の場合）
【URL】
Call Data Bankは、初期費用不要のコールトラッキングシステムです。
コールデータを自動で広告管理画面に反映してくれるので、業務効率化につながります。
コールログも残るため、どのキーワードが電話CVにつながっているのかわかりやすいのも強みです。
CallTracker
引用：CallTracker
【初期費用（税抜）】
50,000円～
【月額費用（税抜）】
6,500円（スターターパックプランの場合）
【URL】
CallTrackerは流入経路の測定、広告運用の改善に便利な機能が網羅されているシステムです。
二者間通話録音、音声ガイダンス、順次転送など通話する際に便利な機能が多く搭載されています。
マーケティング施策の強化だけではなく、電話機能の強化もしたいという企業におすすめです。
まとめ
クラウド電話ツールは、比較的低コストで電話機能を使える機能です。
スタートアップで、これからいろいろとオフィス内の準備を整えたいという企業に向いています。
外部ツールとしてCTI、コールトラッキングツールなどもあります。
連携できるとよりマーケティング施策の強化がしやすくなるので、あわせて検討してみると良いでしょう。
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