【解説】オンライン商談資料で気をつけることをチェックリスト付きで網羅！

「オンライン商談の機会が増えてきた」

「具体的には何に気を付ければいいの？」

このように悩んでいる担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

オンライン商談の際は「スライドを見やすくする」「相手が話す時間を十分に設ける」などの配慮が大切です。

今回の記事ではオンライン商談資料で気をつけることはもちろん、発表者ビューを効果的に使う方法などについても解説します。

オンライン商談をもっとスムーズに進めたい、成約率を高めたいという方はぜひ今回の記事を参考にしてみてください。

オンライン商談の資料で気をつけること

オンライン商談の資料で気をつけることとして、以下の6つがあります。

1. 商談のゴールに沿った資料になっていること
2. 構成について
3. 各スライドで盛り込むべき内容
4. ビジュアル中心で見やすくする
5. フォントについて
6. 色のルールの統一

見やすさやわかりやすさに関わってくる重要なポイントなので、必ず押さえておきましょう。

商談のゴールに沿った資料になっていること

商談といっても、段階によってゴールが異なります。

例えば、初回面談だと顧客の課題把握が目的となる場合がほとんどです。

いきなり商品の売込みから入ってしまうと相手の情報を引き出せないので、成約にはまずつながらないでしょう。

基本的には商談の流れは、以下のように進めるのが一般的です。

それぞれの段階ごとのゴールを把握し、最適なプレゼンを実施して成約を勝ち取りましょう。

構成について

ただ売り込むだけの提案資料では、顧客になにも伝わりません。

ストーリーを意識しながら以下のように構成を作り、顧客の購買意欲を高められるプレゼン資料を作りましょう。

各スライドで盛り込むべき内容

スライドで盛り込むべき内容を、以下の3つの具体例で解説します。

【表紙】

表紙作成で大切なのは、顧客の興味を湧かせることです。

シンプルで極力テキストを減らしたスライドを作るように意識しましょう。

提案内容は大文字、その他の情報は小文字にすると、相手に対して見やすいスライドになります。

派手さを意識するのではなく、これから話す内容がわかるスライドを作ることを優先しましょう。

【アジェンダ】

アジェンダの部分では、プレゼンの全貌が分かるようにスライドを作りましょう。

余計な情報を入れずに、どのようにプレゼンが進むのか伝えられると相手にとって親切です。

また、プレゼンの各章では途中でもアジェンダを入れると、今何を話しているのか伝わりやすくなります。

【サービス説明】

サービス内容を伝える際は、テキストを極力減らして要点のみを伝えるように努めましょう。

スライドで製品の特徴をすべて伝えるのは不可能なので、大事な機能のみを記載することが大切です。

製品やサービスの画像も盛り込み、視覚的に見やすいスライドを意識しましょう。

ビジュアル中心で見やすくする

オンライン商談では身振り手振りを使って説明できないことが多いので、図やイラストを用いて文字を少なくしましょう。

文字を少なくして、図やイラストを増やすと直感的に内容を理解しやすくなります。

図・表・グラフを挿入する場合は、少しでも見やすくなるようになるべく大きいサイズで挿入しましょう。

フォントについて

フォントを工夫することで、プレゼン資料を見やすく改善できます。

特にオンライン商談では見やすくするために、フォントのサイズは18ptにすると良いでしょう。

また、英字用のフォントと日本語のフォントを見分けるとさらに見やすくなります。

欧文であればSegoe UI、日本語であればメイリオor游ゴシックがおすすめです。

文字量も抑えることを意識しながら、自分でも見やすいか常に確認しながらプレゼン資料を作りましょう。

色のルールの統一

プレゼン資料の色が多すぎると見にくくなってしまうので、企業のカラーをベースに2～3色程度に抑えましょう。

本文には黒やグレーを使い、重要な部分には赤色や黄色のマーカーを使うと要点がわかりやすくなります。

プレゼン資料が見にくいと少しでも感じた場合は、使っている色を見直してみると良いでしょう。

共有時に気をつけること

共有時に気をつけることとして、以下の3つが挙げられます。

1. 商談相手が話す時間を設けること
2. 資料や画面を切り替える時に一声かける
3. ポインターを使用しどこを話してるのかをわかりやすく

相手の印象を高めるため、早期にマスターしておきましょう。

商談相手が話す時間を設けること

オンライン商談では一方的に自分が話すのではなく、相手に質問を投げかけてコミュニケーションを取ることが大切です。

コミュニケーションが一方通行になると、顧客側が退屈に感じてしまう場合があります。

コミュニケーションが一方通行にならないために、以下のように相手が質問できるタイミングを設けましょう。

• 「ここまでで何かご不明点はありますか？」
• 「今回のサービスで気になる部分はありますか？」

より有意義な商談にするために、相手のことを思いやりながら話を進められると理想的です。

資料や画面を切り替える時に一声かける

オンライン商談では自分のペースで話すのではなく、相手が理解しているか確認しながら商談を進める必要があります。

特に資料や画面が切り替わる際に「次のページに移ります」など一言あると、相手にとって親切です。

もし質問がある場合は、そのタイミングで顧客が質問しやすくなるので、よりスムーズなコミュニケーションが実現します。

また、資料やデータによっては開くのに時間がかかる場合もあるので「現在開くのに時間がかかっています」と相手が心配しないように伝えるのも良いでしょう。

常に相手のことを思いやりながら、オンライン商談を進める意識を持つことが大切です。

ポインターを使用しどこを話してるのかをわかりやすく

せっかく熱心に話を進めていても、どの部分を話しているかわからないと相手に何も伝わりません。

現在話していることが分かりやすくなるようにポインターを使って話し、相手が集中して話を聞いてくれる状態にしましょう。

Zoomなどの商談ツールには、ポインターやスポットライト機能がついている場合があります。

ポインターを使用することでどの部分を話しているかわかりやすいうえに、画面に動きを出せるのが強みです。

話を聞いている相手側が退屈しないように、こういった工夫も取り入れてみると良いでしょう。

発表者ビューを効果的に使うには

発表者ビューを効果的に使うコツとして、以下の3つが大切です。

1. 画面全体を共有するのではなくアプリケーションの画面を共有しよう
2. バーチャル背景としてのスライドを活用
3. パワポの発表者ツールの使い方

それぞれのコツについて、詳しく見ていきましょう。

画面全体を共有するのではなくアプリケーションの画面を共有しよう

パワーポイントを用いてプレゼンする場合は、画面全体ではなくアプリケーションの画面のみを共有しましょう。

画面全体を共有すると、通知など余計な情報が画面に映るので相手の集中力を削いでしまいます。

余計な情報が映るとクライアントにとっても不快なので、印象が下がってしまう場合もあるでしょう。

また、パワーポイントだけではなく、自社ツールなどを共有して見せる時もその画面のみを共有するのが大切です。

相手からの印象を悪くしないためにも、不要な情報はシャットアウトするように心がけましょう。

バーチャル背景としてのスライドを活用

Zoomを使ってパワーポイントでプレゼンする場合は「バーチャル背景としてのスライドを活用」の機能を使いましょう。

プレゼン資料が背景になり自分自身も右下に投影されるため、より臨場感のある演出が可能です。

ボディランゲージを含めたコミュニケーションが可能なので、より相手にとってわかりやすいプレゼンを実現できます。

プレゼンのクオリティを高める1つのテクニックとして、覚えておくと良いでしょう。

パワポの発表者ツールの使い方

パワーポイントの発表者モニターを使うことで、カンペを読みながらプレゼンできます。

カンペの部分は相手の画面に共有されないので、安心してプレゼンすることが可能です。

シングルモニターとデュアルモニターでやり方が異なるので、以下の手順で設定しましょう。

【シングルモニターの場合】

1. パワーポイントの編集画面を開く
2. Zoomを開始する
3. 「画面の共有」→「詳細」→「画面の部分」を選択してクリックする
4. 発表者ツールでスライドショーを開始する

【デュアルモニターの場合】

1. パワーポイントを開き、発表者ツールでスライドショーを始める
2. カメラがあるパソコンorモニターに、発表者ツールを表示させる
3. Zoomを開始する
4. 「画面の共有」からスライドを表示させている画面を選ぶ

まとめ（チェックリスト）

オンライン商談で使う資料を作成する場合は、多くのポイントに注意する必要があります。

今回の記事では、注意すべきポイントについて網羅的に解説しているので最後におさらいしてみましょう。

【オンライン商談の資料で気をつけること】

1. 商談のゴールに沿った資料になっている
2. わかりやすい構成になっているか確認する
3. 各スライドで盛り込むべき内容を見直す
4. ビジュアル中心で見やすくする
5. 視認性の高いフォントにする
6. 色のルールを統一する

【共有時に気をつけること】

1. 商談相手が話す時間を設ける
2. 資料や画面を切り替える時に一声かける
3. ポインターを使用しどこを話してるのかをわかりやすくする
4. 画面全体を共有するのではなくアプリケーションの画面を共有する
5. バーチャル背景としてのスライドを活用する
6. パワポの発表者ツールを使いこなす

オンライン商談を行う際はこれらのポイントをマスターできているか、都度チェックしておくと良いでしょう。